Как перевезти вещи из офиса? Советы по быстрому и удобному переезду

Содержание:

1. Подготовка офиса к переезду. Основные этапы
2. Правильная упаковка
3. Основные советы по переезду офиса
4. Самостоятельная организация переезда
5. Задачи перед самостоятельным переездом
6. Переезд с помощью компании перевозчика
7. Сотрудничество без рисков

Переезд офиса — задача хлопотная, нужно заранее упаковать всю оргтехнику, мебель, найти машину, грузчиков с опытом, разработать план, по которому в несколько этапов или за один день переместить важные документы. Организовать процесс без привлечения специалистов сложно. Нужно самостоятельно разобрать шкафы, сложить стулья, закупить специальную тару для защиты ценных вещей от порчи.

Подготовка офиса к переезду. Основные этапы

Организация переезда офиса требует опыта, чтобы не упустить важные моменты, не затянуть процесс.

Проще разделить задачу на этапы:

• Составляем подробный план коммерческого помещения — считаем все рабочие места, мебель, технику. Затем определяем, где в новом офисе будут располагаться перевезенные вещи. Анализируем вместительность кабинета для перемещаемых предметов. Нюанс — перевезти офис нужно в соответствующий метраж здания, иначе возникнет проблема с размещением рабочих зон. Заранее уточните количество оконных проемов, розеток, расположение коммуникаций. Это позволит верно укомплектовать вещи для каждой рабочего кабинета еще при погрузке.
• Объем перевозки — нужно знать, чтобы выбрать подходящий тип транспорта, его грузоподъемность и габариты. Переезд в другой офис на небольшое расстояние в пределах одного района, города можно организовать на малотоннажной машине, совершить 2 рейса. Если объем вещей большой, требуется больше 4 поездок, лучше нанять 2 автомобиля. Переезжать на дальние расстояния выгодней на транспорте повышенной вместительности, чтобы одновременно доставить все предметы.
• Переезд офисной мебели с большими габаритами, весом — требуется бригада грузчиков. Количество человек зависит от предполагаемого объема работ. Команда возьмет на себя вынос техники и мебели, правильную погрузку, крепление внутри салона машины, разгрузку. Могут разобрать габаритные предметы, предложить собственную тару.
• Разборка мебели — переезд компании в новый офис не должен причинить ущерб владельцу. Чтобы не повредить предметы, стоит заранее демонтировать полки, дверцы шкафов, снять столешницы, боковые элементы. Конструкции, которые имеют вытянутую гладкую поверхность, можно укладывать в вертикальные стопки и плотно фиксировать. Это гарантия, что в пути они не сломаются, не появятся сколы и трещины. Перемещать мебель в неразобранном виде сложнее, выше риск порчи имущества. Заранее снимите фурнитуру, стеклянные комплектующие, полки. Дверцы прикрепите к корпусу скотчем.
• Выбор упаковочного материала — он должен защитить оргтехнику, ценные предметы, бумаги от влаги, грязи, пыли, воздействия высоких температур, если переезд будет дальним. Для гладких поверхностей используют стрейч-пленку или листы гофрокартона. Офисные кресла, стулья можно сложить стопками (один в один) или попарно, затем плотно обмотать пленкой.
• Маркировка коробок и упаковок — поставьте обозначения, которые будут соответствовать кабинету, куда нужно разместить предметы. Грузчикам будет проще ориентироваться, зная план переезда офиса. Сократится время, при сборке не нужно будет искать составляющие конструкции.

Размещение перевезенных грузов — финальный этап, когда нужно собрать мебель, распаковать технику, расставить по рабочим местам.

Если следовать заранее разработанному плану, сложностей с вопросом, как организовать переезд офиса не возникнет. Все мероприятие займет 1 день. Если привлечь компанию-перевозчика, которая скоординирует действия грузчиков, водителя, администратора фирмы — несколько часов. Бонус — фирма берет на себя ответственность за сохранность грузов.

Правильная упаковка

Чтобы снизить риск порчи вещей во время переезда, следуйте простому алгоритму:

1. Заранее приобретите коробки — сотрудники смогут сложить личные вещи, хрупкие предметы самостоятельно.
2. Папки, бумаги, канцелярские принадлежности упаковывают отдельно, дополнительно защищают пленкой, помещаются в большую общую тару. Обязательно маркируются коробки, чтобы быстро найти предмет в новом офисе.
3. Оргтехника — отключается от питания, отсоединяются съемные детали, шнуры. Мониторы, чувствительная электроника, компьютеры, хрупкие предметы нужно обернуть пузырьковой пленкой. Разместить в коробки, обеспечить неподвижность, промаркировать, нанести надписи для грузчиков, например, «хрупкое».
4. Живые растения — транспортируют в открытой таре, крепят внутри салона машины.

Перед выездом проверьте упаковку, убедитесь, что она выдержала нагрузку, сохранила целостность. Можно заказывать автодоставку грузов, что ускорит процесс переезда в несколько раз.

Основные советы по переезду офиса

Транспортировка мебели, техники, габаритных предметов требует тщательной подготовки, аккуратной погрузки. При соблюдении правил в новом офисе останется предметы собрать и разместить. Сложности могут возникнуть с бумагами предприятия, важными документами. Потеря, порча может парализовать работу фирмы, стать причиной штрафов, проверок.

Чтобы избежать проблем, нужно организовать систему:

• Предварительная сортировка документов — особо ценные экземпляры на время переезда офиса лучше сдать на хранение в банковскую ячейку. Папки уложить в большие паллеты. Не подшитые бумаги сложить в стопки по размерам, назначению. Затем поместить в коробки, промаркировать их, например, по принадлежности к отделам. Не стоит транспортировать документы на полках шкафов, которые не планируют разбирать. В пути и при погрузке они могут повредиться, потеряться.
• Упаковка — стопки можно обернуть в толстую бумагу, закрепить упаковку, чтобы не допустить утери оригиналов. Затем можно размещать в коробки из толстого картона, желательно перевязать веревкой или стянуть скотчем. Для транспортировки подходят деревянные ящики, сейфы. Чтобы защитить груз от влаги и грязи, дополнительно используют пленку. Если документооборот большой, лучше привлечь специалистов, которые упакую бумаги, сформируют паллеты.
• Маркировка — на коробки нанесите надписи, которые соответствуют отделам, где они хранились, шкафам, где располагались, на полки заранее наклейте стикеры. В новом офисе будет легко разложить бумаги, не возникнет путаницы, простоя в работе.
• Опись — позволит при разгрузке проконтролировать наличие всех коробок с документами.

Не стоит принимать работы у грузчиков и подписывать акт, пока не убедитесь, что вся тара с предметами, техникой, бумагами на месте. Проверьте кузов машины, чтобы не забыть мелкие вещи.

Советы, которые помогут при переезде офиса:

1. Изучите все предложения транспортных компаний — сравните цены, условия, наличие дополнительных услуг.
2. Не нужно экономить на бригаде грузчиков — от их слаженной работы, профессионализма зависит сохранность вещей, сроки мероприятия.
3. Пользуйтесь акциями и скидками перевозчиков — это сократит затраты.
4. Изучите отзывы.
5. Проанализируйте тариф — чем больше дополнительных опций, тем лучше. Уточните стоимость услуги, как она формируется, зависит ли от расстояния или общего количества часов.
6. Обязательно подпишите договор с транспортной компанией — защита прав заказчика, компенсация ущерба в случае порчи, потери груза. В документе будут оговорены сроки, дата исполнения, условия сотрудничества.
7. Разработка маршрута — важный этап, когда нужно определить кратчайший путь, чтобы сократить количество рейсов.
8. Машина — преимуществом станет наличие специальных систем креплений, тросов, фиксации для мебели, отдельные места для размещения хрупких грузов, крюки.

Переезд офиса лучше запланировать на выходной день, если можно все переместить за одни сутки. На дорогах мало пробок, можно контролировать перевозку груза в собственном авто. Если нельзя приостановить работу компании, целесообразно перевозить вещи поэтапно. В один день конкретный отдел, затем другой.

Самостоятельная организация переезда

Владельцы коммерческих помещений уверены, что привлекать перевозчика для транспортировки вещей дорого. Это заблуждение:

• Придется самостоятельно закупать весь упаковочный материал — сотрудники не всегда знают, что именно понадобится для защиты монитора, гладких поверхностей, ноутбуков.
• Арендовать машину — чаще экспедиторы, чтобы сэкономить отправляют в рейс малотоннажные грузовики. А это увеличивает количество рейсов, не позволяет транспортировать габаритные вещи, мебель в неразобранном виде.
• Назначить ответственного за переезд офиса — сотрудник не согласится выполнять трудоемкую работу бесплатно, нужно предусмотреть премию.
• Нанять человека, который сможет аккуратно разобрать, а потом собрать мебель.
• Грузчики — большая статья расходов, но проверить их профессионализм заранее не получится. Они часто опаздывают, не выходят на работу, не имеют специальной погрузочной техники, отказываются поднимать тяжелые предметы на верхние этажи.

При самостоятельном переезде ответственность за порчу или потерю бумаг, вещей ложится на организатора, владельца бизнеса. Не получится компенсировать убытки.

Если решили не привлекать перевозчика, четко следуйте плану переезда. Проанализируйте выбранные даты, иначе есть риск не успеть за выходные осуществить все мероприятие, а это срыв работы офиса. Не получится принять посетителей, обслужить клиентов, провести деловую встречу.

Купите заранее упаковочный материал, оценив объем вещей:

• Коробки разных размеров.
• Картон в рулонах.
• Упаковочная бумага.
• Мешки.
• Скотч.
• Пленка — стрейч, воздушно-пузырьковая.
• Стикеры.
• Ящики.

Минимум за 3 дня закажите бригаду грузчиков, подходящий транспорт. Не стоит при их выборе руководствоваться слишком низкими ценами. Сложная, кропотливая работа не может быть низко оценена. Возможно, бригада не имеет опыта, водитель плохо знает город, не соблюдает правила перевозки грузов.

Задачи перед самостоятельным переездом

Чтобы проконтролировать сохранность груза, необходима внеплановая инвентаризация. Она занимает много времени, может нарушить ритм работы офиса.

Предстоит:

• Мебель, оргтехнику, предметы быта, хрупкие, декоративные элементы пронумеровать, внести в общую опись.
• Старые, ненужные вещи — составить список и отправить на утилизацию, чтобы не транспортировать лишнее, это освободит место в машине, снизит расходы.
• Ковровые покрытия — сдать в химчистку, самостоятельно помыть.
• Нанять электрика, чтобы при необходимости обесточить помещения, снять осветительные приборы, проверить исправность розеток.
• Бумаги, у которых истек срок хранения, сдать в архив, утилизировать.

Придется привлекать человека, который проведет генеральную уборку перед переездом.

На новом месте нужно подготовить площадь для размещения стационарных рабочих мест и мебели. Заранее проверьте работу всех систем, наличие коммуникаций, их исправность.

Переезд с помощью компании перевозчика

Этот вариант более надежный, доступный и быстрый. Специализированная фирма применяет комплексный подход к перемещению любых грузов на дальние или близкие расстояния. Клиент может обсудить условия работы заранее, заказать дополнительные опции, изучить характеристики транспортного средства.

Как действуют:

• Заранее посещают офис — сотрудник компании оценивает объем вещей.
• Просчитывают тариф — он остается фиксированным, поэтому легко планировать бюджет мероприятия.
• Предлагают разные варианты упаковки — качественные материалы, надежное крепление, защита от влаги, механического повреждения.
• Услуга разборки и сборки мебели — нет риска, что предметы будут повреждены в пути, утратят первоначальный вид.
• Четко соблюдают оговоренные сроки — при опоздании, невыходе на работу водителя, предусмотрены штрафы.
• Бригада грузчиков — это опытные сотрудники, не допускающие ошибок.
• Погрузочная техника — гарантирует сохранность предметов при перемещении в салон машины.
• Разработка короткого маршрута — логисты выбирают менее загруженные трассы, что снижает риск задержки рейса.
• Информируют о техническом состоянии транспорта, предоставляют нужную документацию.
• Расстановка предметов согласно плану доверителя. Если промаркировать коробки, мебель, нанести такие же знаки на кабинете в новом офисе, грузчики переместят его в нужное место.
• Дальние расстояния — есть возможность отследить груз в пути.

Договор с компанией-перевозчиком защищен юридически. Стороны подписывают документ, в нем указана цена услуги, важные условия. Это гарантия, что в случае неисполнения обязательств, заказчик отстоит свои права в суде.

Если услугу страхования груза предлагают перевозчики, не стоит экономить, это гарантия ответственного отношения к задаче, компенсация убытков.

Сотрудничество без рисков

Компания «ЖелДорЭкспедиция» предлагает безопасно и быстро перевезти офис. Любые объемы, требования заказчика, специфическая техника и дорогое оборудование — берем ответственность за любой тип груза. Благодаря большому автопарку, клиент выбирает подходящую машину, что сокращает затраты на осуществление нескольких рейсов.

Дополнительно:

• Справедливая фиксированная цена.
• Любые расстояния.
• Профессиональные сотрудники — грузчики, водители, оценщики объема работ.
• Договор.
• При желании — страхование груза.
• Машины — специально оборудованы для переездов. Системы креплений, надежные тенты, защищающие от погодных условий.
• Погрузочная техника.

Приглашаем к выгодному сотрудничеству.

Читайте также:

Как выбрать транспортную компанию? Правила выбора надёжного грузоперевозчика

Что выгоднее: сборный груз или догруз? Перевозка небольших грузов

Как правильно перевезти шкаф? Советы профессионалов